Cómo se usa

Paso 1 · Crear la cuota

Ve a Cuotas y Cargos → pestaña Cuotas y presiona Nueva cuota.

Campo	Qué poner
Nombre	Como lo reconocerá tu equipo: Cuota de mantenimiento 2026
Tipo	Mantenimiento, fondo de reserva, extraordinaria…
Monto	Lo que se cobra por periodo
Cada cuánto	Mensual, bimestral, trimestral, anual o única
Aplica a	Todas las propiedades, por tipo de inmueble, o una lista
Vigencia	Desde y hasta cuándo existe. Puede quedar abierta

Ponle el año en el nombre

Cuota de mantenimiento 2026 envejece mejor que Cuota de mantenimiento. Cuando la asamblea apruebe el aumento, creas la de 2027 y le pones vigencia a la anterior — y tu histórico sigue diciendo qué se cobró cada año.

Paso 2 · Generar los cargos

Crear la cuota no le cobra a nadie todavía. Los cargos se generan por periodo, de dos formas:

• Automática — activa Generar automáticamente y el sistema emite los cargos del mes que viene sin que hagas nada.
• A mano — en la pestaña Ejecuciones, eliges la cuota y el periodo, y generas.

Cada generación queda registrada en Ejecuciones: qué cuota, qué periodo, cuántos cargos salieron y quién la ejecutó.

Generar dos veces no cobra doble

Si un periodo ya se generó, la segunda ejecución no duplica: reporta los cargos que ya existían.

Paso 3 · Configurar el recargo por mora

En la ficha de la cuota, la sección de mora define:

• Días de gracia — cuántos días después del vencimiento se tolera antes de recargar.
• Tipo — monto fijo o porcentaje del cargo.
• Monto — cuánto.

El recargo se genera como un cargo aparte, anidado bajo la cuota que lo originó. Así puedes condonarlo sin tocar la cuota, o cobrar la cuota sin el recargo.

El recargo no hereda descuentos

Si la propiedad tiene un descuento, ese descuento aplica a la cuota — no a la penalización por pagar tarde. El recargo sale completo, a propósito.

Paso 4 · Configurar el pronto pago

También en la ficha: días antes del vencimiento y cuánto se descuenta. Al registrar el pago dentro de ese plazo, el sistema lo aplica solo.

A diferencia del descuento por propiedad, el de pronto pago sí se puede desactivar al cobrar, porque depende de un hecho discutible: si el depósito entró el 15 pero el comprobante dice 14, quien cobra tiene que poder juzgarlo.

Cuando un inmueble paga distinto: tarifa propia

La cuota general es una sola. Si un inmueble concreto paga otro monto —el local del OXXO paga $850 donde los locales pagan $650— no crees otra cuota: ve a Propiedades → el inmueble → Info → Tarifas propias por cuota → Fijar tarifa.

Campo	Qué poner
Cuota	Solo aparecen las cuotas que alcanzan a ese inmueble
Monto	Lo que paga este inmueble por periodo
Vigencia	Desde y hasta cuándo. Puede quedar abierta
Justificación y acta	El acuerdo de asamblea que lo autoriza. El acta se adjunta escaneada y solo se descarga con sesión

Aplica de la siguiente generación en adelante. Si el cargo del mes ya salió y está pendiente, usa Recalcular en el cargo y tomará la tarifa nueva. Los cargos ya emitidos y pagados no cambian.

En el cargo verás la etiqueta Tarifa propia; al pasar el mouse se ve el monto de la cuota general, el de este inmueble y la justificación. Los descuentos se restan después de la tarifa propia.

Una sola tarifa vigente

Para una misma cuota, un inmueble solo puede tener una tarifa propia vigente a la vez. Para cambiarla, revócala con motivo y fija la nueva. Las revocadas quedan visibles como rastro.

Cómo se reparte la cuota

Al crear la cuota eliges cómo se reparte entre los inmuebles del alcance:

• Monto fijo — todos pagan lo mismo. Es lo habitual en fraccionamientos.
• Por alícuota — el monto es el presupuesto del periodo y cada inmueble paga su porcentaje de indiviso. Es lo que marca la ley en régimen de condominio. Un inmueble con alícuota en cero paga el monto completo y el sistema lo avisa.
• Por m² — el monto es la tarifa por metro cuadrado. Común en locales.

Cuando dos cuotas se enciman

Si creas una cuota de mantenimiento que alcanza a inmuebles que ya tiene otra cuota de mantenimiento vigente, el sistema avisa antes de guardar: con cuál se encima, en cuántos inmuebles y cuáles. Puedes Revisar o Guardar de todos modos; si confirmas, queda escrito en el historial de la cuota.

Y pase lo que pase con las definiciones, al generar, cada inmueble recibe un solo cargo de mantenimiento por mes. Si dos cuotas lo alcanzan, la segunda no se emite y Ejecuciones te dice exactamente a quién no se le emitió y qué cargo ya tenía. Arriba de la pantalla de Cuotas verás además un aviso mientras haya cuotas encimadas.

Cargos duplicados: resolverlos en un paso

Si por lo que sea un inmueble quedó con dos cargos del mismo tipo para el mismo mes (pasa con migraciones o con datos capturados a mano), aparece la pestaña Duplicados y los lista. La pestaña solo existe mientras haya casos: cuando no queda ninguno, desaparece. Al resolver:

1. Eliges cuál cargo se queda — si uno ya tiene dinero, ese se queda sí o sí.
2. Escribes el motivo.
3. El otro se anula por error (no es una condonación: no cuenta como deuda perdonada).

Al terminar te dice cómo evitar que se repita el mes que viene: dejar una sola cuota y fijarle al inmueble su tarifa propia, o acotar el alcance de la otra.

Cambiar la cuota de un cargo

Un cargo pendiente o vencido, sin pagos, se puede mover a otra cuota con la acción Cambiar cuota (flechas) y un motivo. Conserva su folio y su monto se recalcula con la cuota nueva — tarifa propia, reparto y descuentos incluidos; si tenía recargo por mora en porcentaje, el recargo se ajusta. Un cargo pagado, condonado, anulado o en convenio no se toca: lo resuelto es historia.

Reglas por propiedad

Una propiedad puede tener sus propias reglas, distintas de las de la cuota: su propio día de gracia, su propio recargo, su propio pronto pago. Se configuran en Propiedades → la unidad → Cobranza.

Sirve para casos puntuales —un acuerdo con una unidad específica— sin tener que crear una cuota aparte.

Dar de baja una cuota

No la borres: ponle fecha de vigencia final o desactívala. Los cargos que ya generó siguen existiendo y necesitan seguir apuntando a su cuota para que los reportes y los recibos digan la verdad.

Al desactivar, el sistema te muestra cuántos cargos pendientes o vencidos tiene la cuota (esos no se cancelan: siguen siendo cobrables), te avisa si estaba en generación automática —porque se apaga— y te pide escribir DESACTIVAR para confirmar. Si más adelante la reactivas, la generación automática sigue apagada hasta que la enciendas a propósito.