Casos de uso

El aumento que aprobó la asamblea

La situación. En diciembre la asamblea aprueba subir el mantenimiento de $450 a $500 a partir de enero.

Qué hacer. No edites la cuota actual: ponle vigencia hasta el 31 de diciembre y crea Cuota de mantenimiento 2027 con $500 desde el 1 de enero.

Por qué así. Si solo cambias el monto, tu catálogo pierde la memoria de que en 2026 se cobraban $450. Con dos cuotas, cualquiera puede reconstruir qué se cobró y desde cuándo — que es justo lo que se pregunta cuando alguien reclama un cargo viejo.

Las casas pagan una cosa y los locales otra

La situación. El fraccionamiento tiene casas y un par de locales comerciales, y el local paga más.

Qué hacer. Dos cuotas, ambas con alcance por tipo de inmueble: una para casa, otra para comercial.

Ojo. Una propiedad sin tipo asignado no entra en ninguna de las dos y se queda sin cargo. Vale la pena revisar el padrón antes de la primera generación.

El local que paga más que los otros locales

La situación. Hay dos locales comerciales. Uno es una tienda de cadena y por acuerdo de asamblea paga $850; el otro paga los $650 de la cuota de locales.

Qué hacer. Una sola cuota de locales a $650. En la ficha de la tienda, Tarifas propias por cuota → Fijar tarifa: $850, vigencia del año, y el acta que lo autoriza.

Qué NO hacer. Crear una segunda cuota "de la tienda" por tipo de inmueble. Alcanzaría a los dos locales y cada uno recibiría la cuota del otro. Si ya pasó, la pestaña Duplicados lo deja en orden en un minuto.

Por qué así. La excepción queda documentada, defendible con acta y visible en el cargo y en el recibo. Y el catálogo sigue diciendo la verdad: hay una cuota de locales, y un local con tarifa distinta.

La derrama del portón

La situación. La asamblea aprueba $2,000 por unidad para cambiar el portón, pagaderos de una sola vez.

Qué hacer. Cuota de tipo Extraordinaria, ciclo Única, con la vigencia del mes en que se cobra.

Por qué el tipo importa. En Ingresos verás la derrama en su propio renglón, separada del mantenimiento. Y un descuento acotado a mantenimiento no la tocará, que es lo correcto: la derrama se calculó para alcanzar justo.

Una unidad exenta

La situación. La caseta de vigilancia está dada de alta como propiedad, pero no paga cuota.

Qué hacer. Márcala como exenta de cuota en su ficha. Deja de recibir cargos sin desaparecer del padrón ni de los reportes de ocupación.

Un condómino con gracia extendida

La situación. A una señora mayor se le aceptó que pague hasta el día 20 sin recargo, aunque la cuota vence el 10.

Qué hacer. En Propiedades → su unidad → Cobranza, activa el día de gracia propio. No crees una cuota aparte ni le quites el recargo a todos.

El fondo de reserva que se cobra aparte

La situación. Además del mantenimiento, cada unidad aporta $500 mensuales al fondo de reserva.

Qué hacer. Una segunda cuota, tipo Fondo de reserva, mismo alcance y ciclo. Cada propiedad recibirá dos cargos al mes.

Por qué no sumarlo al mantenimiento. Porque entonces no puedes decirle a la asamblea cuánto se ha juntado para el fondo — y ese es precisamente el número que se pregunta cuando hay que hacer la obra.