Cómo se usa

Invitar a alguien del personal

1. Usuarios → Agregar usuario: nombre y correo.
2. Marca enviar invitación: le llega un correo con un enlace para crear su contraseña.
3. El enlace dura una hora y sirve una sola vez. Si se le pasa, puede pedir otro desde la pantalla de acceso.

El directorio: quién es quién

Usuarios → Directorio lista a todas las personas con cuenta y las cuenta en cinco grupos: Todos, Residentes, Mesa Directiva, Personal administrativo y Sin acceso.

• Residentes: quien tiene una vivienda ligada.
• Personal administrativo: quien tiene perfil de personal, es decir, entra al portal administrativo. Este contador es el mismo que Usuarios → Personal → Activos.
• Mesa Directiva: quien es miembro del periodo activo en la página Mesa Directiva. Es una marca encima: un tesorero que también es personal aparece en los dos grupos y lleva las dos insignias.
• Doble rol: quien es residente y personal a la vez.

Solo puede haber una mesa activa: mientras exista, "Nueva mesa" queda deshabilitado; cuando la mesa pasa su fecha de fin, su tarjeta te pide cerrarla para abrir la siguiente. Quién forma la mesa se decide solo en la página Mesa Directiva, no en el cargo. Un vecino agregado a la mesa cuenta como Mesa Directiva aunque todavía no tenga cuenta de portal; su ficha lo muestra con la insignia "Mesa Directiva · cargo", y cuando entra a su portal ve que forma parte de la mesa y con qué cargo. Si un integrante de la mesa es una persona externa o una empresa sin cuenta, no aparece en el directorio; el filtro Mesa Directiva lo avisa con su nombre y una liga a la mesa. Desde la mesa, el nombre de un miembro con cuenta abre su ficha en Usuarios.

Hacer personal administrativo a alguien, y quitárselo

Cualquier persona con cuenta activa —un vecino, por ejemplo— puede pasar a ser personal sin crearle otra cuenta:

1. En el renglón del directorio, menú ⋯ → Hacer personal administrativo.
2. Elige un cargo y un rol, ambos opcionales. Sin rol no verá ningún módulo; si el cargo trae un perfil de permisos, ese perfil se asigna solo.
3. Confirma. Si vive en el condominio, conserva su acceso de residente y queda con Doble rol.

Para el camino inverso, ⋯ → Quitar de personal administrativo. Antes de confirmar verás qué roles se le quitan y si se queda sin acceso a ningún portal (cuando no tiene vivienda). El registro se conserva y se puede volver a activar más adelante con la misma opción.

El sistema no deja quitarte a ti mismo, ni quitar a la última persona que puede administrar permisos: primero dale ese permiso a alguien más.

Si lo que haces es desactivar la cuenta de alguien del personal, su perfil de personal se da de baja al mismo tiempo, así que deja de contar en Personal → Activos. Al reactivar la cuenta, el perfil vuelve con ella.

Dueño, ocupación e historial de la casa

En Info de cada propiedad, la tarjeta Dueño y ocupación dice quién es el dueño y desde cuándo, si la casa está habitada por el dueño, en renta (con el arrendatario y el fin de su contrato) o desocupada, el contacto principal y los residentes activos. Tiene tres botones:

• Historial: abre un panel a la derecha con los dueños que ha tenido la casa (periodo y motivo de salida) y todos los movimientos en árbol por año y mes: quién entró y como qué, quién dejó la casa y por qué, cambios de tipo, cambios de contacto principal, cuentas vinculadas, fichas borradas y ventas.
• Traspasar: registra una venta. Eliges al nuevo dueño entre un residente que ya vive en la casa (por ejemplo el arrendatario que compra: su ficha pasa a Propietario y conserva su historia), un usuario del sistema o una persona nueva; capturas fecha y una nota como el número de escritura. Si la casa tiene adeudo, el traspaso se bloquea hasta marcar que el nuevo dueño lo asume, y queda anotado. Los dueños anteriores quedan dados de baja con motivo "venta"; familiares y arrendatarios se conservan.
• Carta de no adeudo: abre un espacio de documentos. A la izquierda ves el PDF con su nombre de archivo, descarga, navegación de páginas y zoom; a la derecha, las cartas emitidas con su folio, fecha, corte, saldo y estado, más los traspasos y dueños de la casa. Cada carta se emite con folio y queda archivada tal cual se entregó; vale 30 días mientras no haya cargos ni pagos después de su corte. Al emitir una nueva, la anterior pasa a histórica y se descarga con marca de agua. Solo se emite si la casa está al corriente; si no, el espacio dice cuánto debe. La constancia lleva el membrete del condominio, la vigencia, una tabla con la situación de la casa (cuota vigente, pagado hasta, próximo vencimiento, saldo, cargos programados, convenios) y las firmas del propietario o contacto principal y del Presidente de la Mesa Directiva. Por eso, si el periodo activo de la mesa no tiene Presidente registrado, el espacio te pide registrarlo antes de emitir. Abajo a la derecha lleva un código QR: quien lo escanea (un notario, el comprador, un banco) ve sin iniciar sesión si la constancia es auténtica y si sigue vigente, con folio, inmueble, titular, fechas y firma, pero nunca saldos. El icono QR junto a Descargar abre esa misma página. Mientras la carta vigente valga, no se puede emitir otra: el botón se deshabilita y el espacio dice hasta cuándo vale; se habilita solo al vencer o si hay cargos, pagos o cambio de dueño. Si necesitas una antes (nombre mal capturado, otro corte, original extraviado), usa Reemitir… y escribe el motivo, que queda en la carta nueva y en la bitácora. El folio se copia con un clic, y si escribes un folio CNA-… en el buscador general (⌘K), aparece la carta con su estado y su casa; Enter abre la propiedad en Info con esa carta.

Al dar de baja a un residente se pide el motivo (venta, fin de renta, mudanza, fallecimiento, otro) y la fecha; en la ficha de un arrendatario puedes capturar el fin de contrato. En Residentes → Movimientos ves los movimientos de todo el condominio, filtrables por fechas, tipo e inmueble. Las fichas que llegaron con la importación inicial aparecen como "alta por importación".

El residente Principal es el contacto de la casa

El Principal (la estrella en la lista de residentes, solo propietarios y copropietarios) es la persona que el sistema muestra como contacto de la propiedad en todos lados: el buscador, la pestaña Info, los selectores de unidad al registrar pagos o cargos, los exportes, los estados de cuenta y los correos. Al cambiar el Principal, o al editar su nombre, correo o teléfono, todo se actualiza solo.

Un residente sin correo

Si al asignar un residente la búsqueda no encuentra a nadie, el mismo mensaje ofrece "Crear a {nombre} como nuevo residente" y el formulario abre con ese nombre ya escrito. Al crear un nuevo residente desde la propiedad, o al dar de alta el dueño de una propiedad nueva, el correo es opcional. Sin correo se crea solo su ficha (queda "Sin portal"), sin cuenta ni invitación: sirve para un familiar mayor que no usa correo. Cuando lo tenga, agrégalo desde su ficha e invítalo.

Asignar y quitar roles

En la ficha del usuario, sección Roles, están todos los roles como fichas: clic para marcar, clic para desmarcar. Los cambios quedan preparados (la ficha que cambiará se marca en ámbar) y la barra de abajo los guarda o los descarta — el mismo patrón de guardado de todo el sistema. Al guardar, el cambio surte efecto de inmediato, sin que la persona cierre sesión.

Si ninguno de los roles del catálogo queda a la medida, crea uno propio en Usuarios → Roles: nombre, descripción y las casillas de los permisos, agrupadas por módulo.

Permisos adicionales (puntuales)

Para el caso "a esta persona dale además tal cosa, sin crear un rol nuevo":

1. En su ficha, sección Roles, bloque Permisos adicionales.
2. Elige uno o varios permisos en el buscador — puedes marcar un módulo completo desde su encabezado.
3. Escribe el motivo (queda en el historial) y, si es temporal, la fecha hasta la que vale; pulsa Agregar — quedan preparados (punteados).
4. La barra de abajo guarda todo junto. La X de un permiso prepara su retiro (se guarda igual desde la barra). Y si tiene fecha, caduca solo.

Contraseñas y recuperación

• La contraseña necesita 8 caracteres, una mayúscula, un número y un símbolo — la pantalla marca cada requisito mientras se escribe.
• Al restablecerla, se cierran todas las sesiones abiertas de esa cuenta, en todos los dispositivos.
• Si alguien queda bloqueado por intentos fallidos, en su ficha está Desbloquear.

El período de la mesa directiva

En la ficha de cada miembro puedes registrar su período (inicio y fin). Al día siguiente del vencimiento, su acceso se desactiva solo y queda en el historial. Si la asamblea reelige, se reactiva desde su ficha.