Por qué funciona así

Cada pase dice quién responde

En la mayoría de los reglamentos el propietario responde por sus invitados y contratistas. Un pase emitido a favor de una casa, con la leyenda aceptada, es la evidencia de a quién le toca. Por eso el pase guarda la aceptación completa (texto, versión, fecha) y no solo una palomita.

La credencial se captura una vez

La jardinera que trabaja en tres casas no tiene que dejar su credencial tres veces. La persona es una sola, sus pases son varios. Si quieres que se capture en cada cruce, se puede configurar por categoría.

El QR no lleva datos personales

El código solo contiene el identificador del pase y su vigencia, firmados por tu comunidad. Nadie que lo fotografíe obtiene nombres, teléfonos ni fotos. La página del pase muestra solo el nombre del visitante y el inmueble.

El guardia no puede levantar un veto comunitario

Un veto lo pone la administración con motivo; el guardia lo ve y lo respeta. Ni el override de emergencia lo salta. Así nadie queda en la posición de decidir en la puerta, con presión, lo que ya se decidió con calma.

Las fotos se borran solas

La credencial es un dato personal sensible. Se conserva el tiempo que configures y después se borra sola; la clave de elector leída se queda porque es lo que permite seguir detectando a las personas no admitidas sin guardar la imagen.

La bitácora no se edita

Un cruce es un hecho. Se pueden agregar salidas, notas y expedientes, pero no se corrige ni se borra. Si hubo un error, se registra el siguiente cruce con la aclaración.

La tableta se activa una vez y el turno entra con un PIN

Pudimos haber pedido una contraseña por persona, o una sola cuenta compartida para toda la caseta. Ninguna de las dos servía.

Una contraseña por persona significa teclear una contraseña larga en un equipo que está a la vista de todos, varias veces al día, por gente que muchas veces no trabaja a diario con computadoras. Termina anotada en un papel pegado al monitor, que es peor que no tener contraseña.

Una sola cuenta compartida es cómoda, pero borra la respuesta a la pregunta que más importa cuando algo sale mal: ¿quién estaba operando cuando entró esa persona?

Por eso son dos cosas separadas. El código de seis dígitos contesta "¿esta tableta es nuestra?" y se usa una sola vez en la vida del equipo. El PIN de cuatro dígitos contesta "¿quién está de turno ahora?" y es lo único que se teclea todos los días. Cuatro dígitos se recuerdan; una contraseña, no.

El relevo no le cuesta trabajo al administrador

En el condominio los turnos cambian todos los días a la misma hora. Si el administrador tuviera que generar un código cada mañana, alguien se iría de vacaciones y la caseta se quedaría sin poder entrar.

Por eso el relevo lo hace el propio personal: el jefe del turno que llega teclea su PIN y con eso se cierra el turno anterior. El administrador no hace nada. Y si a alguien se le olvida cerrar, el sistema lo cierra a las catorce horas, porque nadie trabaja un turno más largo que eso.

Saber el PIN no basta

El PIN dice quién está operando; no da permiso. Para abrir turno, además, esa persona tiene que tener el rol de caseta.

Así, si alguien viera un PIN por encima del hombro, no le sirve de nada a menos que ya tuviera permiso de estar ahí. Cuando le asignas un PIN a alguien que todavía no tiene el rol, la pantalla te lo advierte.

Puedes cortar una tableta desde tu oficina

Si una tableta se pierde o se la llevan, entras a Sistema → Dispositivos y pulsas Quitar acceso. Deja de funcionar en ese momento y se cierra el turno que tuviera abierto.

No hay que cambiar la contraseña de nadie ni avisarle a todo el personal: la tableta que se perdió es la única que queda fuera. Y en esa misma pantalla ves, en todo momento, qué tabletas están activas y quién está de turno en cada una.