Cómo se usa

1. Activar el módulo

En Sistema → Módulos, busca Accesos y actívalo. Es gratuito. Hasta que lo actives, la caseta y la pestaña Accesos no aparecen en el menú.

2. Configurar las reglas

En Sistema → Accesos:

1. Revisa la leyenda de responsabilidad. Es el texto que acepta quien emite un pase. Puedes ajustarla a tu reglamento; cada cambio crea una versión nueva y las aceptaciones anteriores conservan la suya.
2. Elige qué categorías exigen foto de credencial (por defecto: trabajadores, proveedores y visitas) y si se captura solo la primera vez o en cada cruce.
3. Fija la retención de fotos: cuántos meses se conservan antes de borrarse solas.
4. Da de alta tus puertas o casetas. Cada tableta o computadora de vigilancia trabaja con una.
5. Si tienes el módulo de impresión, activa imprimir ticket al registrar entrada.

3. Dar de alta al personal de vigilancia

En Usuarios → Personal, agrega a cada jefe de turno con el rol Caseta. Ese rol solo puede operar la caseta: no ve cobranza, ni residentes, ni el resto de la administración.

No hace falta correo electrónico: si la persona no tiene uno, deja el campo vacío.

Después, en el menú ··· de cada jefe de turno, elige Asignar PIN de caseta y ponle cuatro dígitos. Entrégaselo en persona, no por mensaje. Ese PIN es con el que abrirá su turno.

Evita combinaciones obvias como 0000, 1111 o 1234; el sistema las rechaza. Si alguien olvida su PIN, entra al mismo lugar y ponle uno nuevo — el anterior deja de servir. El PIN nunca se vuelve a mostrar en pantalla.

4. Activar la tableta de la caseta (una sola vez)

La tableta no necesita ninguna cuenta ni contraseña. Se activa igual que una TV:

1. En Sistema → Dispositivos, hasta abajo, en Caseta — tabletas de vigilancia, pulsa Agregar tableta. Ponle un nombre que identifique el equipo ("Tableta caseta principal") y elige la puerta donde va a estar.
2. Aparece un código de seis dígitos. Dícteselo al guardia.
3. En la tableta, abre el portal en la dirección de tu condominio y agrega /caseta al final. Ahí teclea esos seis dígitos.

Listo. Esa tableta ya quedó activada para siempre: no vuelve a pedir el código, ni al apagarla ni al día siguiente. El código sirve una sola vez y dura una hora; si otra persona lo escuchó, ya no le va a funcionar.

5. Abrir el turno

Cada vez que llega un turno nuevo, el jefe de turno teclea su PIN en la tableta. Desde ese momento, todas las entradas y salidas que se registren quedan a su nombre.

Cuando llega el relevo, el siguiente jefe de turno teclea su propio PIN y ya: el turno anterior se cierra solo. No tienes que hacer nada cada día.

Si a alguien se le olvida cerrar su turno, se cierra solo a las catorce horas.

6. Operar la caseta

Arriba elige la puerta de ese equipo (se recuerda). Tienes tres botones grandes:

Escanear pase

Apunta la cámara al QR del visitante o teclea el código corto. La pantalla dice si el pase es válido, a qué casa va, quién lo autorizó y quién responde. Si la categoría exige credencial y es la primera vez de esa persona, la capturas ahí mismo. Después, Registrar entrada.

Registrar entrada

Para quien llega sin pase: escribe el inmueble (se autocompleta), elige peatonal o vehicular y el tipo de visita, captura nombre y teléfono, toma la foto del frente y reverso de la credencial (o inserta la credencial en el escáner y llegan solas), placas si es en auto, y el motivo. Al registrar, aparece el pase con su QR y su código para entregarlo, y se imprime el ticket si lo configuraste.

Salida y dentro

Escanea el ticket o el pase a la salida, o busca a la persona en la lista de quién está dentro. Si perdió el boleto y tu reglamento lo cobra, captura el monto de recuperación. Los que llevan más horas de las configuradas aparecen marcados.

7. Revisar desde la administración

En Accesos ves la bitácora del día, de quién está dentro o de todo. Cada cruce abre su expediente: el pase, la aceptación de responsabilidad, la credencial de ese día, las fotos, el guardia y la puerta. Puedes exportar la bitácora a CSV con los filtros que tengas puestos.

8. Cuando el residente no avisó: aprobación en vivo

En Registrar entrada, con la casa y el nombre capturados, toca Pedir aprobación al residente. El residente recibe un aviso en su portal (y por Telegram si lo tiene) con un botón de "dejar pasar" o "no dejar pasar". La pantalla de la caseta muestra la cuenta regresiva; el tiempo lo fija la administración en Sistema → Accesos.

• Si aprueba, toca Registrar entrada: el cruce queda a nombre del residente y la responsabilidad es suya.
• Si rechaza, la visita no entra.
• Si no responde, la solicitud caduca y registras la entrada con el procedimiento normal, bajo la administración.

9. Carril express

Las categorías que la administración marcó como express (por defecto "recolección rápida") entran solo con el código: la caseta no pide credencial ni fotos. Sirve para las escuelas, gimnasios y tiendas del condominio que emiten pases en lote a sus usuarios.

10. Sin internet

Al abrir la caseta se descarga una llave de verificación. Si se cae la red, la caseta lo indica arriba con Sin internet y sigue validando QR: comprueba la firma y la vigencia del pase y consulta la lista de pases revocados que baja cada minuto. Las entradas que registres quedan en una cola y se envían solas al volver la red, sin duplicarse.

Lo que no se puede sin red: registrar visitas nuevas con foto, pedir aprobación al residente y el código corto tecleado (solo QR).

11. Incidentes

Un daño, una queja o un problema ligado a una visita se registra desde el expediente del cruce en Accesos → Bitácora: descripción y gravedad. Queda ligado al cruce, al pase y a la persona que aceptó la responsabilidad, y se avisa a ese responsable. La pestaña Accesos → Incidentes lista los abiertos; ahí se escribe la resolución y se cierran.